一般社団法人 日本ライフオーガナイザー協会
事業内容と課題感
―負担なく使える電子契約サービスを探していた
当協会は、片づけ収納のプロである「ライフオーガナイザー」を育成し、暮らしを最適化する方法を広めることを目的に活動しています。
事業は主にライフオーガナイザーの資格認定や、全国に約1000名いる有資格会員の活動サポートが中心ですが、企業とのコレボレーション事業も行っています。例えば、家事代行業の企業様からサービスを請負い、会員に委託する形式で片付けサポートを担ったり、収納建材メーカー様のショールームの監修や、運営業務を請け負うことなどがあげられます。
その中で、取引企業様との契約のみならず、当協会と会員との請負契約など、大小さまざまな約束の取り交わしが発生しています。これまでは、それをすべて書面でやり取りをしてきましたが、捺印、発送などの作業が多く発生していたため、省力化できないかと考えていました。
また、当協会の会員は、一部法人もいますが、ほとんどが個人事業主です。個人事業主であっても契約という形で約束の取り交わすことは、トラブルを回避して事業を円滑に進めるために欠かせないことだと考えています。そのため、会員サポートの一環として、法の順守の重要性を伝えてきましたが、会員によっては契約に対して苦手意識があるという声も聞かれました。
そんな中で私自身も会員も、負担がなく使える電子契約サービスを探していました。
導入のきっかけと決め手
―シンプルな機能と使いやすさに惹かれて
他社と協業して進める事業が増える中、契約の取り交わし数も増え、業務を省力化する必要がありました。当協会は東京と大阪に事務所があるため、押印のために契約書のやり取りが発生するなど、郵送料や人件費などのコストがかかっていました。
そこで電子契約サービスを導入しようと色々と調べてみたところ、CoffeeSignと出会いました。資料をダウンロードするなどの手間もかからず、機能が必要なものに絞られていてシンプル。使い方がすぐにわかりやすく、柔らかいデザインも魅力でした。毎月5件まで無料で使い心地を試せるのも、とてもユーザーフレンドリーな設計だと感じています。
実際にCoffeeSignで契約を進めてみると、信じられないくらい一瞬で契約が終わり、これは良いサービスだなと思いました。
効果実感と今後
―迷うところがなく、スムーズに契約完了できることに驚き
注文請書や、業務提携契約書などでCoffeeSignを利用しています。
CoffeeSignを利用して実感しているのは、とにかくスムーズに契約が終わることです。
先日、注文請書を企業様とやりとりしたときも、一度内容を確認いただいた後、署名捺印の代わりのワンクリックまで、全く問い合わせなく完了できたことに驚きました。これまでの書面のやり取りでは、何かしらの問い合わせや確認が発生していたので、省力化を実感しています。また契約を結ぶ側だけでなく、受ける側の立場としても、ストレスなくシンプルにやり取りできているのを感じています。普段使うことの多いGmailやApple製品のような感覚で、契約書をやり取りできている感覚があります。
今後は会員との請負契約時にもCoffeeSignを使っていく予定です。また会員サポートの場面でもCoffeeSignをすすめたいと考えています。個人事業主や小規模事業者などはリソースが限られますので、このようなITツールが利用できることは事業を円滑に進めていく上で、とても有益だと感じています。